Einheit ausfallen lassen¶

Fällt eine Kurseinheit kurzfristig aus – etwa wegen Krankheit der Kursleitung –, lassen Sie sie über Kurse → Einheit ausfallen lassen ausfallen. Das Plugin setzt automatisch einen Ersatztermin ans Ende des Kurses und schreibt auf Wunsch allen Teilnehmenden. Bei fortlaufenden Kursen (Abo) gibt es keinen Ersatztermin – dort verlängert sich jedes laufende Paket um eine Einheit. Nur Administratorinnen und Administratoren sehen diesen Menüpunkt.

Wofür Feiertage und Ferien nicht taugen

Feiertage und Ferien gelten für alle Kurse eines Kantons bzw. der Schweiz und wirken nur, bevor ein Kurs angelegt wurde. Für den kurzfristigen Ausfall eines Kurses oder einer Kursleitung ist diese Funktion das richtige Werkzeug.

Was passiert beim Ausfall¶

Die Einheit wird als ausgefallen markiert und zählt nicht mehr als Termin.
Am Ende des Kurses entsteht ein Ersatztermin – im selben Rhythmus und zur selben Zeit wie die übrigen Einheiten. Feiertage und Ausnahmen werden dabei berücksichtigt. Die Zahl der Einheiten des Kurses bleibt gleich.
Kalender, Kursseite und iCal-Feed zeigen den ausgefallenen Termin nicht mehr und den Ersatztermin neu an.
In der Anwesenheit erscheint die ausgefallene Einheit in der Gesamtübersicht als durchgestrichene Spalte „ausgefallen"; in den Tabs zum Erfassen fehlt sie. Sie fliesst nicht in die Auswertung ein.
Teilnehmende sehen die Einheit in Meine Kurse als „Ausgefallen".
Die Anmeldung bleibt bis zum Ersatztermin möglich, und bei einer Nachmeldung wird nur für die tatsächlich noch stattfindenden Einheiten verrechnet.
Bei weiterführenden Kursen rückt die automatische Weiterführung mit dem Ersatztermin nach hinten (sie wird an der zweitletzten stattfindenden Einheit ausgelöst).
Folgekurse lassen sich in der Bestätigung gleich mitverschieben.

Nicht rückgängig zu machen

Ein Ausfall lässt sich in der Oberfläche nicht zurücknehmen. Prüfen Sie Datum und Ersatztermin deshalb in der Bestätigung genau.

Einzelne Einheit¶

Kurs wählen.
Die Einheit wählen, die ausfällt. Angeboten werden nur kommende, geplante Einheiten (auch die von heute).
Optional einen Grund erfassen. Er wird bei der Einheit vermerkt und kann in der Mail als {grund} verwendet werden.
Weiter zeigt die Bestätigung mit ausfallender Einheit, Ersatztermin und – falls der Kurs Folgekurse hat – der Folgekurs-Tabelle.
Mail an die Teilnehmenden prüfen (siehe unten) und Einheit ausfallen lassen klicken.

Wann eine Einheit nicht ausfallen kann

Einzeltermine und mehrtägige Blöcke bestehen aus einer einzigen Einheit. Hier verschieben Sie den Kurs oder schreiben eine Kurs-Mail.
Eine vergangene Einheit oder eine, für die schon Anwesenheit erfasst wurde, lässt sich nicht mehr ausfallen lassen.

Folgekurse mitverschieben¶

Hat der Kurs Folgekurse (Weiterführung A → B → C …), rutscht der Ersatztermin ans Ende von A und die Folgekurse würden sich sonst überschneiden. Die Bestätigung zeigt deshalb eine Tabelle Folgekurse mit altem und neuem Start sowie der Zahl der Teilnehmenden. Das Häkchen Folgekurse mitverschieben ist standardmässig gesetzt; ohne Häkchen bleiben die Folgekurse unverändert.

Jeder Folgekurs rückt um mindestens einen Schritt seines eigenen Rhythmus nach hinten (wöchentlich = eine Woche, 14-täglich = zwei Wochen). Die ganze Kette wandert mit. Feiertage und Ausnahmen des Folgekurses werden berücksichtigt.
Ein Folgekurs beginnt frühestens am nächsten Rhythmus-Termin nach dem letzten Tag seines Vorgängers. Wandert das Ende des Vorgängers wegen eines Feiertags um mehr als einen Schritt, rückt der Folgekurs entsprechend weiter. Letzter Termin des Vorgängers und erster Termin des Folgekurses fallen so nie auf denselben Tag.
Die Teilnehmenden der verschobenen Folgekurse erhalten die Mail «Kursdatum geändert». Buchungen und Rechnungen bleiben unverändert: Wer schon in den Folgekurs eingereiht oder gebucht wurde, bleibt dort gebucht.
Nicht verschoben werden Folgekurse, die schon laufen, Einzeltermine und Blöcke (kein Rhythmus) sowie Folgekurse mit eigenen ausgefallenen Einheiten. Sie stehen mit dem Grund in der Tabelle und im Ergebnis; die Kette endet dort. Diese Kurse verschieben Sie selbst.
Hat ein Folgekurs mehrere Vorgänger (parallele Durchführungen), verschiebt jeder Ausfall ihn um einen Schritt. Die Tabelle weist darauf hin.
Fortlaufende Kurse (Abo) haben keine Folgekurse in diesem Sinn – dort erscheint keine Tabelle.

Fortlaufende Kurse (Abo)¶

Ein fortlaufender Kurs hat kein Ende und daher keinen „Kursschluss", an dem ein Ersatztermin stehen könnte. Die Einheit fällt stattdessen einfach weg, und jede Person mit einem laufenden Paket, in dessen Bereich die Einheit lag, bekommt dafür eine Einheit zusätzlich – ohne Aufpreis:

Gekauft bleibt gleich (z. B. 10 Einheiten), die ausgefallene Einheit zählt aber nicht als verbraucht. Das Paket reicht dadurch eine Einheit länger.
Die automatische Verlängerung (Rechnung für das nächste Paket) wird an der zweitletzten stattfindenden Einheit ausgelöst und verschiebt sich deshalb um eine Einheit nach hinten.
Personen, deren Paket erst nach der ausgefallenen Einheit beginnt oder vorher endete, sind nicht betroffen.
Kalender, Kursseite und iCal-Feed zeigen den ausgefallenen Termin nicht mehr an; es entsteht kein zusätzlicher Termin.
Die Mail enthält statt des Ersatztermins den Satz „Die ausgefallene Einheit zählt nicht als verbraucht – dein Paket verlängert sich um eine Einheit.".
Den Paketstand (gekauft, verbraucht, Rest, nächste Rechnung) sehen Sie wie gewohnt im Kurs und in der Buchung; er berücksichtigt den Ausfall.

Bereits ausgelöste Verlängerung

Wurde die Rechnung für das nächste Paket schon ausgelöst, bevor die Einheit ausfiel, wird sie nicht zurückgeholt oder neu berechnet. Der Ausfall verlängert dann nur den laufenden bzw. den nächsten Zyklus.

„Fällt aus" im Termin-Dropdown reicht bei fortlaufenden Kursen nicht

Stellen Sie bei einem fortlaufenden Kurs einen Termin im Kurs auf „Fällt aus", blendet das nur den Termin im Kalender aus. Die Pakete verlängern sich dadurch nicht, und die Teilnehmenden erfahren nichts. Im Kurs erscheint deshalb ein Hinweis mit dem Knopf „Einheit ausfallen lassen und Teilnehmende informieren" (nur für Administratoren). Er führt auf diese Seite, auf der die Einheit aus dem Hinweis schon ausgewählt ist (bei mehreren Einheiten die früheste). Prüfen Sie das Datum; dort bestätigen Sie den Ausfall und die Mail wie oben beschrieben. Bei Standardkursen gibt es stattdessen nach dem Speichern den Knopf „Einheiten anpassen und Teilnehmende informieren".

Dasselbe gilt, wenn bei einem fortlaufenden Kurs nachträglich ein Feiertag oder Ferien eingetragen werden, die auf eine bereits geplante Einheit fallen: Der Kalender lässt das Datum aus, die Einheit ist aber noch aktiv. Der Hinweis im Kurs listet sie, der Knopf führt ebenfalls auf diese Seite.

Zeit eines fortlaufenden Kurses ändern

Ändern Sie bei einem fortlaufenden Kurs die Startzeit, die Dauer oder die Zeit eines einzelnen Termins, setzt das System beim Speichern alle kommenden Einheiten auf die neue Zeit. Das Datum bleibt gleich. Die Teilnehmenden erfahren davon nichts, bis Sie im Kurs auf „Zeitänderung an Teilnehmende senden" klicken (nur Administratoren). Die Mail geht nur an Personen, deren Paket mindestens eine geänderte Einheit enthält, und nennt nur deren Einheiten. Ab sechs geänderten Einheiten fasst sie gleiche Zeitwechsel in einer Zeile zusammen („Vom … bis … (n Einheiten): neu … Uhr (bisher … Uhr)"). Stellen Sie die Zeit vor dem Versand wieder auf den alten Wert, verschwindet der Hinweis von selbst.

Sammelaktion: Kursleitung + Datum¶

Fällt eine Kursleitung an einem Tag aus, lassen Sie alle ihre Kurse dieses Tages auf einmal ausfallen:

Reiter Sammelaktion Kursleitung + Datum öffnen, Kursleitung und Datum wählen (Jahr zwischen 2000 und zehn Jahren in der Zukunft), Kurse suchen.
Die Liste zeigt alle Kurse der Kursleitung mit einer Einheit an diesem Datum samt Ersatztermin (bei fortlaufenden Kursen der Hinweis, dass sich die Pakete verlängern). Kurse, die nicht ausfallen können, sind mit dem Grund aufgeführt und nicht auswählbar. Über die Häkchen schliessen Sie einzelne Kurse aus.
Optional Grund erfassen, Weiter.
Die Bestätigung listet je Kurs Ausfall und Ersatztermin, darunter die Folgekurse aller gewählten Kurse. Einheiten ausfallen lassen führt alle aus.

Jeder Kurs wird einzeln verarbeitet: Scheitert einer, laufen die übrigen trotzdem durch, und das Ergebnis zeigt je Kurs, ob es geklappt hat.

Mail an die Teilnehmenden¶

Die Bestätigung schlägt Betreff und Text vor; beides lässt sich vor dem Absenden ändern. Das Häkchen Mail senden ist standardmässig gesetzt – ohne Häkchen wird der Ausfall ohne Mail durchgeführt.

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{ausfalldatum}`	Datum der ausgefallenen Einheit
`{ausgleich}`	Satz zum Ausgleich: bei Standardkursen der Ersatztermin, bei fortlaufenden Kursen die Verlängerung des Pakets, dazu je Person der Paketstand (`{paket}`: noch x Einheiten, Paket gilt bis …)
`{ersatztermin}`	Datum und Zeit des Ersatztermins (nur Standardkurse, bei Abos leer)
`{grund}`	Der angegebene Grund

Der Vorschlag verwendet {ausgleich}, damit derselbe Text auch in der Sammelaktion für Standardkurse und Abos zugleich passt. Dazu gelten die Platzhalter der Kurs-Mail ({vorname}, {kurs} …). Unter der Nachricht hängt das Plugin automatisch die Kursdaten mit dem neuen Terminplan an.

Empfänger sind alle aktiven Buchungen des Kurses inklusive zweiter Person; stornierte Buchungen und doppelte Adressen sind ausgeschlossen. Der Versand läuft im Hintergrund (20 Mails pro Minute) und erscheint im Versandprotokoll der Kurs-Mail. Wer in mehreren Kursen der Sammelaktion gebucht ist, erhält je Kurs eine Mail.

Terminvorschau im Kurs¶

In der Terminvorschau des Kurses steht der ausgefallene Termin als „fällt aus (Einheit ausgefallen)", ohne Auswahlfeld für die Termin-Ausnahme: Der Ausfall wird ausschliesslich über diese Funktion gesteuert.